يجب أن يتوافق عقد الإيجار مع المتطلبات الشكلية المنصوص عليها في المادة 7:201 من القانون المدني الهولندي (BW) ليكون صالحاً. بالنسبة للمسكن، يجب أن يكون العقد مكتوباً ويتضمن توقيعات الطرفين. في حال عدم توفر ذلك، يعتبر العقد باطلاً أو يمكن إثباته شفهياً فقط، مما قد يسبب مشاكل في حالة النزاعات.
المعلومات الإلزامية التي يجب ذكرها: الأسماء، العنوان، سعر الإيجار، المدة، تكاليف الخدمات، ومدة الإشعار بالإخلاء. بالنسبة للعقود المؤقتة (بحد أقصى سنتان، وفقاً للمادة 7:271 الفقرة 1 من القانون المدني الهولندي)، يجب أن يذكر صراحةً أنها لن تُجدد.
يُعتبر التوقيع الرقمي عبر eHerkenning أو iDIN صالحاً منذ صدور قانون الحكومة الرقمية. في حال عدم توفر الشكل المطلوب، يمكن للمحكمة الاعتراف بالعقد إذا قام الطرفان بتنفيذه فعلياً (حسن النية، وفقاً للمادة 6:248 الفقرة 2 من القانون المدني الهولندي).
ينصح المؤجرون باستخدام نماذج العقود المقدمة من قبل منظمة العقارات الهولندية (ROZ) أو لجنة الإيجار لتجنب المخاطر. أما المستأجرون فيجب عليهم التحقق من التكاليف الخفية مثل 'الضمان' الذي يتجاوز إيجار شهرين.
في حال عدم توقيع أحد الأطراف، يبقى المستأجر محميّاً من الإخلاء دون إجراء قانوني. الجزاء: تُلغى البنود غير الصالحة. بالنسبة للمستأجرين الأجانب، تطبق التشريعات الأوروبية للاعتراف العابر للحدود.
تأكد من الاحتفاظ بنسخ مكررة وتسجيل العقد لدى مصلحة الضرائب للاستفادة من الخصومات الضريبية. وبذلك تضع أساساً متيناً لعلاقة الإيجار الخاصة بك.